Wie man eine effektive Konferenz durchführt

Im wissenschaftlichen und geschäftlichen Umfeld ist die Konferenz eine der effektivsten Kommunikationsmethoden. Mit einer solchen Veranstaltung können Sie die gesammelten Erfahrungen zu interessanten Themen zusammenfassen, sich mit neuen Entwicklungen in der Branche vertraut machen und interessante Beziehungen aufbauen. Eine Konferenz ist in der Regel umfangreicher Natur und erfordert daher eine sorgfältige Vorbereitung.

Du wirst brauchen

• - Räumlichkeiten;

• - Mikrofon;

• - Videoprojektor;

• - Schreibwaren;

• - Wasser und Snacks.

Bedienungsanleitung

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Erstellen Sie einen Konferenzplan. Es sollte Ziele und Vorgaben, einen Zeitplan mit Berichten, die Anzahl der Teilnehmer, die erforderlichen materiellen und technischen Ressourcen sowie eine Schätzung für die Veranstaltung enthalten.

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Legen Sie den Ort und die Zeit der Konferenz fest. Wählen Sie ein geräumiges Zimmer für eine große Anzahl von Gästen. Finden Sie im Voraus heraus, ob es möglich ist, die erforderlichen Geräte in diesem Raum anzuschließen. Berücksichtigen Sie für die Zeit unbedingt die Interessen und die Beschäftigung der Teilnehmer. Beispielsweise kann eine Studentenkonferenz, die für Freitagabend geplant ist, eine äußerst negative Einstellung hervorrufen, da junge Menschen es gewohnt sind, sich zu dieser Zeit auszuruhen oder nach Hause zu gehen.

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Erfahren Sie ausführlich das Thema der Konferenz. Dies ist notwendig, um die Relevanz und wissenschaftliche Bedeutung der Berichte zu bestimmen. Um die Konferenz dynamisch und nicht langweilig zu gestalten, sollten Sie scharfe, wenig untersuchte und kontroverse Themen berücksichtigen. Bitten Sie die Redner, ihre Ansichten zu ausgewählten Themen zu formulieren.

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Erstellen Sie einen Zeitplan für Rednerpräsentationen. Weisen Sie 30-40% der Zeit den Berichten selbst zu und widmen Sie den Rest der Diskussion. Es ist eine lebhafte und interessante Debatte, die die Konferenz effektiv macht. Erstellen Sie eine Regelung so, dass ein Problem logisch in das nächste übergeht und zum Thema wird.

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Achten Sie auf das Material und die technische Basis. Möglicherweise benötigen Sie ein interaktives Whiteboard, einen Projektor mit Leinwand, einen Computer, ein Mikrofon, ein Flipchart mit Abreißbögen und Schreibwaren. Überprüfen Sie bei der Vorbereitung der Konferenz im Voraus den Ton und die Funktionsweise der Videogeräte. Legen Sie Ordner mit dem Veranstaltungsplan und den Hauptzusammenfassungen der Berichte auf den Tabellen für die Teilnehmer an.

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Benachrichtigen Sie Teilnehmer und Gäste der Konferenz über die bevorstehende Veranstaltung. Die Referenten müssen sich einer obligatorischen Vorregistrierung unterziehen. Wenn die Konferenz groß genug ist, vergessen Sie nicht, Vertreter der Presse und Fotografen einzuladen.

Nützliche Ratschläge

Wenn die Konferenz lange genug dauert, denken Sie an Getränke und Essen. Sie können für jeden Teilnehmer Wasserflaschen auf den Tisch stellen. Während der Pause können Sie heiße Getränke und Snacks in Buffetform genießen.